PENGURUSAN STOR - bahan kursus 16 April 2012

KERTAS MAKLUMAN

PANDUAN PELAKSANAAN PENGKELASAN BAHARU KATEGORI STOR

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

1.         TUJUAN

Kertas ini bertujuan untuk memaklumkan mengenai penduan pelaksanaan pengkelasan baharu stor-stor di Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM) serta prosedur pelaksanaan pengurusan stor di Bahagian / agensi / institusi di bawah KPM bermula tahun 2012.

2.         LATAR BELAKANG

2.1       Penyediaan Panduan Pelaksanaan Pengkelasan Baharu Stor di KPM adalah bertujuan untuk menjelaskan mengenai prosedur pelaksanaan dan pengurusan stor selepas perubahan kategori stor di KPM.  Perubahan tersebut adalah berdasarkan keputusan Mesyuarat Penyelarasan Semula Kategori Stor bersama Perbendaharaan pada 16 Mac 2011, Mesyuarat Pelaksanaan Penyelarasan Semula Kategori Stor KPM pada 28 Jun 2011 dan Mesyuarat antara KPM dan Perbendaharaan berhubung Penyelarasan Draf Panduan Pelaksanaan Pengkelasan Baharu Kategori Stor di KPM pad 30 September 2011.

2.2       Merujuk kepada Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2009 – Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan (TPS), setiap agensi perlu melaksanakan pengkelasan kategori stor.  KPM melalui agensi-agensinya telah melaksanakan perkara ini.  Walau bagaimanapun, keunikan stor                  di agensi di KPM menyebabkan kekeliruan dalam pengkelasan stor terutamanya di sekolah-sekolah.

2.3       Berdasarkan keputusan Mesyuarat Penyelarasan Semula Kategori Stor, Perbendaharaan memaklumkan bahawa semua agensi di KPM perlu menyelaras semula kategori stor masing-masing.  Penyelarasan kategori yang terkini adalah berdasarkan kriteria baharu yang ditetapkan oleh Perbendaharaan.

2.4       Perubahan kategori stor ini akan melibatkan perbezaan dalam pelaksanaan sebelum ini terutamanya dalam pelaksanaan TPS, penggunaan borang dan pelantikan pegawai yang terlibat dalam pengurusan stor.

2.5       Pekeliling mengenai Panduan Pelaksanaan Pengkelasan Baharu Stor        di  KPM akan diedarkan pada hujung tahun 2011.  Panduan ini hendaklah dilaksanakan / dibaca bersama dengan ketetapan yang telah dikuatkuasakan dalam TPS kerana TPS adalah asas pertimbangan dalam penyediaan dan pelaksanaan panduan ini.

3.         PERKARA-PERKARA YANG HENDAK DIMAKLUMKAN

3.1       Kategori Stor di KPM

            Kategori di KPM hanya melibatkan dua (2) kategori iaitu Stor Utama dan  

Stor Unit.  Pengkelasan semula kategori stor di KPM adalah berdasarkan beberapa kriteria yang ditetapkan oleh Perbendaharaan mengikut kesesuaian dan keunikan di KPM :

Jadual 1 :  Definisi Kategori Stor di KPM

BIL	KRITERIA	STOR UTAMA	STOR UNIT
1.	Kaedah perolehan (pembelian) stok	Menguruskan perolehan (pembelian) stok sendiri	Tidak membuat perolehan (pembelian) barang-barang; Atau Membuat perolehan stok menggunakan peruntukan bantuan geran per kapita (PCG)
2.	Sumber peruntukan kewangan bagi tujuan perolehan	Menggunakan peruntukan belanja mengurus bagi tahun semasa	Menggunakan peruntukan bantuan geran per kapita (PCG)
3.	Penggunaan Bekalan Stok	Membekalkan stok kepada Stor Unit; Atau Membekalkan stok terus kepada pelanggan	Menerima bekalan stok dari Stor Utama dan membuat bekalan terus kepada pelanggan
4.	Penggunaan Borang	Permohonan stok dari Stor Unit ke Stor Utama menggunakan KEW.PS-10; Atau Permohonan daripada pelanggan ke Stor Utama menggunakan KEW.PS-11.	Permohonan daripada pelanggan menggunakan KEW.PS-11
5.	Ruangan Stor	Mempunyai ruangan / bilik khas bagi menempatkan peralatan/barang-barang yang dikategori sebagai stok	Tidak mempunyai ruangan/bilik khas bagi menempatkan peralatan/barang-barang yang dikategori sebagai stok

*Nota:  Sila rujuk LAMPIRAN A berhubung senarai pengkelasan baharu kategori stor Bahagian / agensi / institusi di bawah KPM.

            3.2       Pelantikan Pegawai Pengurusan Stor

                        3.2.1    Setiap agensi di KPM hendaklah melantik pegawai bagi

memenuhi tuntutan untuk pelaksanaan pengurusan stor

seperti berikut :

a.          Pegawai Stor

                                                Pelantikan Pegawai Stor hendaklah dilaksanakan oleh

                                                Ketua Jabatan secara  bertulis di peringkat dalaman bagi   

                                                pegawai yang dirasakan sesuai tanpa mengira gred.

b.          Pegawai Penerima / Pegawai Pengesah

                                                Pegawai Penerima / Pengesah dilantik secara dalaman

                                                sekurang-kurangnya dua (2) orang atau lebih yang diberi

                        tanggungjawab oleh Ketua Jabatan untuk menerima dan

                        mengesahkan barang-barang stor yang diperolehi.

c.          Pegawai Pemeriksa Stok

           

Ketua Jabatan hendaklah melantik pegawai- pegawai yang tidak terlibat dengan stor yang diperiksa bagi melaksanakan pemeriksaan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun ke atas semua stok secara 100% mulai 1 Oktober tahun semasa.

d.          Pegawai Pemverifikasi Stok

i.            Pelantikan dua (2) orang Pegawai Pemverifikasi  

      Stor di Bahagian / JPN dan Agensi di Peringkat

Negeri ( contoh : BTPN ) adalah dibawah kelulusan Ketua Setiausaha / Timbalan Ketua Setiausana Kementerian; dan

ii.          Pelantikan (2) orang Pegawai Pemverifikasi Stor        di Institusi Pendidikan / Sekolah adalah di bawah kelulusan Pengarah Bahagian / Rektor / Pengarah pelajaran Negeri mengikut induk institusi masing-masing.  Pegawai-pegawai yang dilantik seharusnya dilantik dalam kalangan pegawai yang tidak terlibat dengan organisasi / jabatan / institusi / sekolah yang diverifikasi serta hendaklah mempunyai kemahiran asas dalam TPS.

            3.3       Penggunaan Borang di Stor Utama dan Stor Unit

Jadual 2 :  Senarai / Penggunaan Borang di Stor Utama dan Stor Unit

BIL	PROSES	BORANG
		STOR UTAMA	STOR UNIT
1.	Penerimaan	* KEW.PS-1,  Borang Terimaan         Barang-Barang. * KEW.PS-2,  (Borang Laporan terimaan Barang—Barang) (sekiranya terdapat selisihan)	*  KEW.PS-2.  Borang       Laporan Terimaan      Barang-Barang (sekiranya       terdapat selisihan)
2.	Merekod Stok	*  Penyediaan Katalog (senarai     perihal barang) * KEW.PS-3, Kad Kawalan     Stok * KEW.PS-4, Kad Petak * KEW.PS-5, Senarai Kad     Kawalan Stok	* Rekod Senarai Barang * KEW.PS-4, (Kad Petak)
3.	Penyimpanan	* KEW.PS-6,  Tambahan    Barang-barang Standard * KEW.PS-7, Penentuan     Kumpulan Stok (Berdasarkan    Penggunaan Dua (2) Tahun ) * KEW-PS-8, MDKD * KEW-PS-9, Senarai Stok     Bertarik Luput.	* KEW.PS-7,    Penentuan  Kumpulan    Stok  (Berdasarkan    Penggunaan Dua (2)    Tahun ) * KEW-PS-8, MDKD * KEW-PS-9, Senarai Stok     Bertarik Luput.
4.	Pengeluaran	* KEW.PS-10,  Borang      Pesanan dan Pengeluaran      Stok (melibatkan Stor Utama    dengan Stor agensi stor           ke stor * KEW.PS-11, Borang     Permohonan Stok.  Daripada    stor kepada pengguna akhir. * KEW-PS-12, Senarai     Pembungkusan (penggunaan     melibatkan KEW.PS-10)	* KEW.PS-11, Borang     Permohonan Stok.

BIL	PROSES	BORANG
		STOR UTAMA	STOR UNIT
5.	Pemeriksaan	* KEW.PS-13,  Laporan     Kedudukan Stok. * KEW.PS-14, Laporan   Verifikasi Stor. * KEW-PS-17, Penyata    Pelarasan Stok. * KEW-PS-18, Perakuan Ambil    Alih.	* KEW.PS-13,  Laporan     Kedudukan Stok. * KEW.PS-14, Laporan   Verifikasi Stor. * KEW-PS-17, Penyata    Pelarasan Stok. * KEW-PS-18, Perakuan    Ambil Alih.
6.	Kehilangan dan Hapuskira	* KEW.PS-19,  Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah. * KEW.PS-21, Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok Bernilai Rendah	* KEW.PS-19,  Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah. * KEW.PS-21, Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok Bernilai Rendah.
7.	Laporan Tahunan	* KEW.PS-13,  Laporan Kedudukan Stok. * KEW.PS-15, Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor. * KEW-PS-16, Laporan Tahunan Verifikasi Stor. * KEW-PS-20, Laporan Tahunan Pelupusan Stok. *KEW-PS-22,Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok.	* KEW.PS-15, Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor. * KEW-PS-20, Laporan Tahunan Pelupusan Stok. * KEW-PS-22, Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok.

            3.4       Laporan Mengikut Suku Tahun / Laporan Tahunan

Semua stor dikehendaki melaporkan prestasi pengurusan stor kepada penyelaras stor Bahagian / JPN untuk dilaporkan semasa Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih dan Stor Kerajaan (JKPAK) seperti berikut :

Jadual 3 :  Borang-borang yang berkaitan bagi Penyediaan Laporan Mengikut Suku Tahun

STOR UTAMA	STOR UNIT
* KEW.PS-13,  Laporan Kedudukan Stok.. * KEW.PS-14, Laporan Pemeriksaan / Verifikasi Stok. * KEW-PS-20, Laporan Tahunan Pelupusan Stok. * KEW-PS-22, Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok.	* KEW.PS-13,  Laporan Kedudukan Stok.. * KEW.PS-14, Laporan Pemeriksaan / Verifikasi Stok. * KEW-PS-20, Laporan Tahunan Pelupusan Stok. * KEW-PS-22, Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok.

LAMPIRAN A

Senarai Pengkelasan Baharu Kategori Stor Bahagian / Agensi / Institusi di bawah KPM

BIL	KATEGORI	BAHAGIAN AGENSI / INSTITUSI
1.	Stor Utama	(i)  Semua bahagian / agensi; (ii) Jabatan Pelajaran Negeri; (iii) Pejabat Pelajaran Daerah; (iv) Institusi Pendidikan Guru Malaysia; (v) Kolej Matrikulasi KPM; (vi) Sekolah Sukan; (vii) Sekolah Seni; dan (viii) Sekolah Menengah Teknik dan Vokasional
2.	Stor Unit	Semua sekolah harian, Sekolah Berasrama Penuh serta mana-mana institusi yang tidak disenaraikan sebagai Stor Utama.

* Nota :  Penetapan pengkelasan baru kategori stor adalah tertakluk kepada

  keputusan mesyuarat bersama pihak Perbendaharaan.

STOR UTAMA	STOR UNIT
* Pemeriksaan Mengejut oleh Ketua Jabatan.	* Pemeriksaan Mengejut oleh Ketua Jabatan.

Jadual 4 :  Borang-borang yang berkaitan bagi Penyediaan Laporan Tahunan

STOR UTAMA	STOR UNIT
* KEW.PS-13,  Laporan Kedudukan Stok. * KEW.PS-15, Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor. * KEW.PS-16, Laporan Tahunan Verifikasi Stok. * KEW-PS-20, Laporan Tahunan Pelupusan Stok. * KEW-PS-22, Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok.	* KEW.PS-13,  Laporan Kedudukan Stok. * KEW.PS-15, Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor. * KEW-PS-20, Laporan Tahunan Pelupusan Stok. * KEW-PS-22, Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok.

4.         PENUTUPAN

            Ketua Jabatan perlu memastikan pelaksanaan pengkelasan stor-stor di KPM mengikut prosedur pelaksanaan pengurusan stor di Bahagian / agensi / institusi masing-masing mulai tahun 2012.

Unit Perolehan dan Pengurusan Aset

Jabatan Pelajaran Negeri Johor